Le 4 fasi principali del processo di pianificazione aziendale

La pianificazione aziendale è un’attività molto importante che permette di identificare una serie di fasi, ognuna delle quali risulta funzionale a incrementare il proprio business in modo efficiente ed efficace. Questo processo si disarticola in quattro importantissime fasi attraverso le quali è possibile programmare la gestione aziendale in maniera ottimale, accrescendo la qualità dell’organizzazione e delle risorse umane. Inoltre, osservare con perizia e attenersi alle linee guida fornite dal processo di pianificazione aziendale consente di programmare con efficacia qualsivoglia attività nel lungo periodo, avendo così a disposizione gli strumenti per poter correggere o implementare il proprio business. Un’accurata attività di pianificazione consente di aumentare il proprio volume d’affari, per questo è di rilevante importanza definire con esattezza l’oggetto delle quattro fasi.

La prima fase: identificazione

La pianificazione inizia con l’attività avente ad oggetto l’identificazione dell’obiettivo/i che l’azienda si prefigge di raggiungere nel lungo o nel breve periodo. La mission aziendale si sostanzia nel raggiungere determinati traguardi che una volta identificati possono (nelle successive fasi) essere misurati così da verificare gli eventuali progressi del proprio business. Grazie all’identificazione le risorse umane sono poste nelle condizioni di adempiere ai propri compiti in maniera più efficiente dato che disporre di un obiettivo da raggiungere assume un significato motivazionale che sospinge il personale ad adempiere con maggiore dedizione ai propri compiti. In questo l’attività di identificazione diviene il mezzo anche per aumentare la produttività dell’azienda. Se quest’attività non viene svolta o la si effettua in maniera approssimativa, si assisterà a delle disfunzioni che metteranno in crisi le successive fasi, compromettendo l’andamento del processo aziendale. È doveroso ricordare che gli obiettivi devono aderire alla realtà circostante, ovvero devono essere effettivamente raggiungibili nonché misurabili, inoltre devono mostrarsi rispondenti al carattere della realtà: diversamente se non rispondono a questi parametri verrà compromesso l’intero processo aziendale. A supporto dell’attività di identificazione può essere di grande aiuto la redazione di un business plan.

La seconda fase: formulazione

L’identificazione degli obiettivi è funzionale alla successiva fase del processo aziendale: la formulazione che si sostanzia nella scelta della migliore strategia da adottare per raggiungere con efficacia ed efficienza gli obiettivi prefissati. Questa fase si caratterizza per la compartecipazione di una serie di figure professionali che, grazie alla loro competenza, lavorano per ideare o formulare la strategia vincente che consenta il raggiungimento dei traguardi, possibilmente con il minor impiego di risorse e con il massimo dell’efficienza. Infatti il personale incaricato della formulazione della strategia coinvolgerà appieno il team affinché questi ultimi possano partecipare appieno nella stesura del piano d’azione. Inoltre, in questo modo si rafforzeranno anche i legami e le reti all’interno dell’azienda favorendo in tal modo la comunanza di interessi nel raggiungimento dell’obiettivo aziendale.

La terza fase: designazione dei dipendenti ai ruoli e alle attività

Una volta ideata e formulata la strategia ideale, è di fondamentale importanza spiegare quest’ultima ai membri del team affinché questi ultimi siano posti nelle condizioni di comprendere appieno i loro ruoli, le loro competenze e le proprie responsabilità. Per questo motivo, il personale incaricato di spiegare la strategia dovrà essere sempre pronto a rispondere a tutti i quesiti formulati dal personale, infatti se così non fosse si rischierebbero asimmetrie informative che andrebbero a compromettere lo sviluppo dell’attività aziendale. Per questo, tale fase non dev’essere trascurata in quanto la piena coscienza dei propri compiti da parte dei dipendenti è di vitale importanza per lo sviluppo dell’attività aziendale. Un altro aspetto da considerare per l’effettiva riuscita di quest’attività è rappresentato dall’aspetto legato alla piena conoscenza del team di lavoro, infatti conoscere le qualità e le competenze dei dipendenti è di fondamentale importanza per poter attribuire con esattezza ruoli e compiti.

La quarta fase: l’esecuzione

La fase conclusiva del processo di pianificazione aziendale si realizza con l’esecuzione, ovvero quell’attività che si sostanzia nella misurazione della performance dei dipendenti. I membri incaricati del monitoraggio dovranno esaminare i progressi dei dipendenti, intervenendo ogni qualvolta si renda necessario correggere eventuali disfunzioni. Le risorse umane deputate alla gestione di questa fase devono mostrarsi attenti nel risolvere le problematiche che possono manifestarsi nel corso dell’esecuzione del processo aziendale, diversamente se non si intervenisse con perizia e immediatezza, il processo di esecuzione aziendale potrebbe interrompersi bruscamente compromettendo seriamente il raggiungimento degli obiettivi aziendali. Non solo per questa fase ma anche per le precedenti è cruciale definire un business plan, ovvero quel documento di natura programmatica che fornisce un valido supporto per identificare gli aspetti peculiari di tutte le quattro fasi che compongono il processo di pianificazione aziendale.

Grazie al documento si potrà orientare con successo la propria attività, sia in termini di efficienza ché di efficacia, e quindi si potrà allontanare l’insorgenza di spiacevoli inconvenienti che se non presi in considerazione per tempo, rischiano di compromettere seriamente l’andamento dell’attività di business. Sulla base di quanto precedentemente detto, ognuna di queste fasi riveste molta importanza, pertanto si invita a non sottovalutare la redazione di un business plan funzionale a fornire tutti quegli elementi chiave che risulteranno assai utili nella composizione di ognuna delle quattro fasi del processo di pianificazione aziendale. In questa maniera si ridurranno drasticamente le possibilità che il proprio business si qualifichi come inefficace e inefficiente oppure non aderente alla realtà economica circostante (magari stabilendo degli obiettivi troppo generici o non misurabili)