La gestione di un’associazione di volontariato richiede innanzi tutto il rispetto delle regole fondamentali previste per tutti gli enti che appartengono al terzo settore, come stabilito da parte dal Decreto Legislativo 117/2017.
Ma come gestire al meglio un’associazione di volontariato? Scopriamolo insieme in questa guida dedicata.
Atto costitutivo e statuto delle associazioni di volontariato
Gli elementi più importanti delle associazioni di volontariato sono l’atto costitutivo e lo statuto dell’organizzazione. Inoltre, tutte le organizzazioni devono nominare anche un organo di amministrazione.
La nomina in genere deve essere svolta dall’assemblea, tranne che per i primi amministratori che in genere sono nominati direttamente al momento della creazione dell’atto costitutivo. La maggior parte degli amministratori dovrà poi essere scelta tra le persone fisiche associate o indicate da parte di enti giuridici che sono associati.
L’atto costitutivo o statuto in genere prevede anche per gli amministratori il possesso di requisiti specifici di professionalità, indipendenza e di onorabilità come previsto dai codici comportamentali di rappresentanza o di reti associative che appartengono al terzo settore.
Una volta che sono stati nominati gli amministratori, bisogna chiedere l’iscrizione nel Registro Unico Nazionale del Terzo settore, indicando per ognuno: nome, cognome, luogo, data di nascita, domicilio, cittadinanza.
Nonché a quali di questi viene attribuita la rappresentanza dell’ente precisando se ciò avviene in modo congiunto o disgiunto.
Gli amministratori indicati all’interno dello statuto devono poi procedere alla gestione corretta attraverso l’impiego di un software specifico proprio per le associazioni di volontariato, necessario per riuscire a svolgere tutte le attività che servono a controllare sia il suo operato sia la contabilità.
Come gestire un’organizzazione no profit con il giusto software
Usare un gestionale per le associazioni di volontariato è essenziale, perché – se a prima vista può sembrare semplice gestire un ente senza scopri di lucro – in realtà in qualità di amministratori è necessario molto più impegno e costanza.
Soprattutto per quanto riguarda la contabilità, un software per la gestione di un’associazione di volontariato diventa essenziale perché, come qualsiasi organizzazione, è necessario definire: entrate e uscite, eventuali proventi di tipo economico, abbonamenti o quote rilasciate dai soci.
Un buon programma per le associazioni di volontariato, dunque, permette di effettuare dal punto di vista contabile tutte quelle operazioni previste e richieste dalla legge quali:
- Foglio di cassa per la registrazione delle entrate e delle uscite in un specifico periodo di tempo
- Gestione dei fogli di cassa a livello: giornaliero, settimanale e mensile
- Predisposizione di un rendiconto contabile e finanziario
- Creazione di un bilancio annuale di cassa che prende il nome di rendiconto contabile annuo
A queste operazioni che si possono seguire e gestire con il giusto software per associazioni, è necessario anche predisporre la stesura di una relazione che serve a riassumere al meglio tutte le attività dell’associazione, gli eventi e le iniziative che vengono organizzate nel corso dei mesi o degli anni.
La contabilità è solo uno degli elementi che bisogna valutare quando si gestisce un’associazione del terzo settore. La gestione contabile è essenziale in quanto permette di rendere le attività completamente legali.
In questo modo, durante eventuali controlli, tutti i documenti saranno ordinati e in grado di far verificare tutte le entrate e le uscite che per le associazioni necessitano sempre di una giustificazione e di un bilancio in pareggio per quanto riguarda gli utili che dovranno essere reinvestiti nell’associazione.
Gli elementi e le funzioni più importanti dei software per la gestione delle associazioni
Quando si gestisce un’associazione di volontariato è necessario avere un software che sia configurabile in modo personalizzabile al fine di gestire al meglio il proprio ente qualunque sia il settore no profit nel quale opera.
Le organizzazioni no profit e di volontariato potranno creare attraverso il software un piano di contabilità personalizzato, con funzioni dedicate per l’associazione.
Oltre che per la contabilità e per seguire tutte le azioni che in qualità di amministratori bisogna svolgere a norma di legge, il software è pensato anche per snellire le procedure di gestione dell’associazione.
Innanzi tutto, i migliori gestionali prevedono un sistema in cloud che permetta di accedere ai dati dell’associazione da qualunque PC o device anche se non ci si trova nella seda ufficiale. In questo modo, si può gestire l’attività anche a distanza.
Il software permette di tenere tracciate anche le iscrizioni dei soci, nel rispetto della privacy e del GDPR sul trattamento dei dati personali in questo modo non si violerà alcuna legge e al contempo si avrà l’elenco dei soci iscritti.
Un buon software deve permettere anche di gestire al meglio sia il Libro dei Soci e delle attività che si svolgono per raccogliere i fondi per la propria associazione e come poi questi vengono reinvestiti.
Infine, se si sceglie un software per l’associazione di volontariato, si consiglia anche di optare per un sistema che permetta costanti aggiornamenti con funzioni che siano in grado di soddisfare al meglio le proprie esigenze amministrative.
